Generalforsamlingen i 2013 var velbesøgt med over 50 deltagende medlemmer. Nye vedtægter forslag om ekstra træner, forslag omkring haludvidelses-igangsætnings-proces og muligt etablering af lys var bl.a. på dagsordenen.

Du kan læse forslag og beretninger ved at klikke i fanerne nedenfor.

Herunder kan formandens skriftlige beretning læses. Beretningen vil også være med i klubbladet NETOP 2012, der udkommer i slutningen af februar/start marts.

Roskilde Tennis Klub Formandens beretning for året 2012 Formålet med denne skriftlige beretning er på et overordnet plan at beskrive det år der er gået og beskrive klubbens tilstand netop nu med tilhørende tanker om de kommende år. Beretningen suppleres på de efterfølgende sider med kassererens, anlægsudvalgets og aktivitetsudvalgenes beretninger krydret med artikler, interviews og beretninger om livet i RTK i det forløbne år.
Formandens mundtlige beretning på generalforsamlingen vil bl.a. gennemgå bestyrelsens vision for RTK og de konkrete mål for de næste års udvikling. Som det blev beskrevet i sidste års beretning har RTK en masse spændende aktiviteter, en god økonomi og en god stabil drift. Tidspunktet var og er derfor gunstigt til en debat om klubbens fremtid. Vi har en god klub med masser af aktivitet. Mange tager fat og giver en hånd med og skaber de mange forskellige aktiviteter for klubbens mange forskellige medlemsgrupper. Vi har også mange, som gerne vil lidt mere, vel vidende at den eneste måde, vi kan bevare en aktiv klub med spændende tilbud til alle medlemsgrupper, er at blive ved med at udvikle nye tilbud.

Med udgangspunkt i at RTK efter et par konsoliderende år havde brug for et løft nu tog bestyrelsen efter generalforsamlingen fat på en ny ambitiøs start byggende på klubbens velprøvede værdier. Bestyrelsens hovedtema i 2012 har derfor været at begynde forfra og prøve at se på alle sider af klubbens liv med nye og forhåbentlig friske øjne med det formål at udarbejde en plan for Roskilde Tennis Klub’s udvikling de kommende år. Strategidag 2012 Udgangspunktet for arbejdet var den åbne strategidag for klubbens medlemmer den 26. januar 2012. Strategidagens deltagere gav sammenfattende udtryk for ønsker om en overordnet vision for RTK, mere og bedre træning til alle der ønsker det, bedre forhold på anlæggene og bedre vilkår for de frivillige.

Der var mange konkrete og spændende løsningsforslag til de forskellige ønsker:

  • Ansæt flere trænere, måske en cheftræner mere som sparringspartner til cheftræneren, udvid træningsperioderne både sommer og vinter og indfør træning i weekenderne.
  • Opsæt nyt lysanlæg i Hallen, sørg for bedre badefaciliteter, byg flere indendørsbaner helst hardcore underlag og skab bedre miljø, så spillerne har lyst til at være lidt længere på anlægget.
  • Ansæt en klubmaneger som bindeled mellem styrelsen og udvalgene, lav løsere struktur så udvalgsformændene ikke nødvendigvis er en del af bestyrelsen, lav veldefinerede og konkrete opgaver i udvalgene, udpeg rekrutteringsansvarlig og brug personlig kontakt fremfor mails.

Bestyrelsens oplæg til strategidagen og sammenfatningen af input fra strategidagen kan ses på RTK’s hjemmeside som et bilag til formandens skriftlige beretning. Bestyrelsens arbejde med input fra strategidagen Bestyrelsen har siden generalforsamlingen i marts arbejdet med disse input. Bestyrelsen vil gerne være lidt mere ambitiøs, gøre vores klub lidt mere attraktiv, gøre træningstilbuddet lidt bedre, have lidt flere aktiviteter, ramme medlemmernes behov lidt mere præcist og gøre vores drift lidt mere effektiv. Konkret har vi færdiggjort det nye klubhus i Darup, ansat en ny motionisttræner og indført motionisttræning om søndagen, indført synlig venteliste til faste banetimer, prøvet at igangsætte sportslige og sociale aktiviteter fredag aften, fået ny og bedre rengøring med ny mand på jobbet og igangsat et nyt energisk og initiativrigt juniorudvalg.

Ud over arbejdet med de konkrete nye tiltag har bestyrelsen taget fat på de grundlæggende spørgsmål om hvilken slags klub vi er, hvilke værdier der er vigtige for os, hvordan vi skal udvikle os de kommende år, og hvordan vi skal arbejde. Hvem er vi i RTK? Vision 2013 På strategidagen var der enighed om, at RTK bør have en overordnet vision. Hvad er vi for en slags? Er vi en motionistklub, eller er vi også en klub med ønsker om en elite? Er vi en forening drevet af frivillige, eller er vi et kommercielt idrætstilbud drevet af professionelle ansatte?

Jeg synes, svaret er meget enkelt.

  • RTK er en klub, hvor det skal være interessant at være medlem uanset alder, evner og ambitioner, en klub med en bred vifte af aktiviteter og et træningstilbud for alle der ønsker at blive bedre.
  • RTK er et socialt fællesskab omkring en fælles interesse.
  • RTK er en klub drevet af frivillige med tennisaktiviteter i centrum med ansatte til at hjælpe med træning, vedligehold og administration, så arbejdsopgaverne for de frivillige bliver overkommelige.

Bestyrelsen fremlægger på generalforsamling et samlet bud på en vision, så vi på generalforsamlingen sammen kan drøfte, hvordan vi synes RTK skal være.

Mål for RTK’s udvikling

Hvis det skal være interessant at være medlem af RTK uanset alder, evner og ambitioner, må vi kigge på om der så er aktiviteter og træningstilbud til alle vores medlemsgrupper. For et par år siden satte begynderudvalget for alvor gang i aktiviteter for nye voksne begyndere med træningstilbud til de nye og senest mere åbenhed om tildeling af faste banetimer om vinteren.

Vi har nu øje for nogle andre medlemsgrupper, vi bør gøre lidt mere for. Det drejer sig om de yngste juniorbegyndere fra 6 til 10 år, de allermest ambitiøse juniorer og ung seniorer og vores stærke motionister.

På vores anlæg er der især to store ting, der trænger sig på. Lyset i Hallen og behovet for flere baner om vinteren. Balancen mellem de frivillige og de ansatte trænger også til at blive vurderet på ny. Det er lidt svært at skaffe frivillige til de store arbejdsopgaver formand, næstformand, kasserer og aktivitetsansvarlig.

Bestyrelsen vil på generalforsamlingen i forlængelse af visionen fremlægge en nærmere beskrivelse af mål for de næste 2-3 år udvikling i RTK.

Organisering af bestyrelsens arbejde

Som nævnt har bestyrelsen også drøftet hvordan vi skal arbejde og bestyrelsen har efter disse drøftelser formuleret nogle principper for organiseringen af bestyrelses- og udvalgsarbejdet:

  • RTK’s tennisaktiviteter er det centrale og klubben bygger grundlæggende på frivilligt ulønnet arbejde. Aktiviteterne styres og koordineres af 3 aktivitetsudvalg (junior, senior og motionistudvalg (inkl. begynderudvalg) med ca. 6-8 medlemmer i hvert udvalg. ·
  • Bestyrelsens opgaver er overordnet koordinering og strategi.
  • Administration, daglig koordinering og ledelse af ansatte varetages af formand, næstformand, kasserer og anlægsansvarlig i et forretnings- og administrationsudvalg.
  • RTK har ansatte til centrale og arbejdstunge arbejdsopgaver som f.eks. træning, vedligeholdelse af baner og anlæg, rengøring, bogføring, banebooking og veligeholdelse af hjemmesiden.

Bestyrelsen foreslår derfor vedtægtsændringer, der først og fremmest består i, at bestyrelsen fra og med generalforsamling 2013 skal bestå af 7 medlemmer, de aktivitetsansvarlige for junioraktiviteter, senioraktiviteter og motionistaktiviteter (inklusive begynderaktiviteter), og et forretnings- og administrationsudvalg bestående af den anlægsansvarlige, kassereren, næstformanden og formanden. Det forslås desuden, at der ikke vælges suppleanter på generalforsamlingen. I stedet foreslås at aktivitetsudvalgene selv vælger suppleanter for de aktivitetsansvarlige.Hvis næstformand eller anlægsansvarlig fratræder mellem 2 generalforsamlinger foreslås, at bestyrelsen kan konstituere en suppleant indtil førstkommende generalforsamling. Hvis kassereren eller formanden fratræder, kan næstformanden midlertidigt overtage funktionen indtil en ekstraordinær generalforsamling kan vælge en ny kasserer/formand.

De konkrete vedtægtsændringer kan ses på RTK’s hjemmeside.

Forslag til generalforsamlingen 2013

På generalforsamlingen vil I som beskrevet få mulighed for at debattere den nye strategi for Roskilde Tennis Klub med en beskrevet vision og nogle mål for de næste 2-3 års udvikling. Der fremlægges endvidere to forslag. 1. Forslag om ansættelse af en ekstra træner på cheftrænerniveau. (ændret i forhold til NETOP 2012. Se PS nedenfor) 2.   Forslag til igangsættelse af arbejdet med projektering af 2 nye indendørsbaner.

Forslag 1 om ansættelse af en ekstra træner på cheftrænerniveau udspringer af strategidagens ønsker om ansættelse af en træner mere på niveau med cheftræneren.
Forslag 2 handler om udarbejdelse af et konkret projekt om anlæggelse af to nye indendørsbaner. Det foreslås, at der arbejdes på at forelægge et konkret gennemarbejdet projekt til RTK’s generalforsamling i 2014 med henblik på bygning i 2015/16, når gælden i RTK-Hallen er betalt.
Begge forslag færdiggøres på bestyrelsesmødet den 14. februar 2013 og vil sammen med forslag til vedtægtsændringer kunne ses på RTK’s hjemmeside under forslag til generalforsamlingen. Ambitioner koster Bestyrelsen fremlægger et budgetforslag hvor kontingenter, kontrakttimer, fritegningstimer og træning stiger med ca. 3 % svarende til pris- og lønudviklingen de sidste 2 år siden priserne sidst blev reguleret, og hvor årsresultatet budgetteres til 0. Hvis vi vedtager dette budget får vi det vi plejer og vi har penge til vedligehold af vores lysanlæg.

Hvis vi vil have lidt mere, kan vi få det ved at flere tager fat og vi sammen er mere effektive. Det fordrer flere frivillige med engagement og tid, men det er gratis i penge. En bedre træner koster mere, et bredere træningstilbud koster mere, en flottere hjemmeside koster mere. Skal vi følge forslagene fra strategidagen koster det flere penge. Om vi skal lidt mere, skal vi tale om og tage stilling til på generalforsamlingen. Vi skal sammen vurdere om den værdiforøgelse, vi kan få ved forslag om ansættelse en ny træner / administrativ medarbejder og om den værdiforøgelse vi kan få ved at anlægge 2 nye baner er prisen værd. Om vi skal lidt mere, skal vi tale om og tage stilling til på generalforsamlingen. Vi skal sammen vurdere om den værdiforøgelse, vi kan få ved forslag om ansættelse en ekstra træner og om den værdiforøgelse vi kan få ved at anlægge 2 nye baner er prisen værd. Hvad synes du? Jeg synes godt, vi kunne være lidt mere ambitiøse og prøve lidt nyt – også selv om det i en periode gnaver lidt af egenkapitalen. Jan Winther Formand for RTK PS Efter den mundtlige beretning blev afleveret til NETOP 2012 er forslaget om ansættelse af ny træner (på cheftrænerniveau) med supplerende administrative funktioner ændret til et forslag om ansættelse af en ekstra træner på cheftrænerniveau.

Baggrunden for dette er, at bestyrelsen havde kontakt med en træner, der udover at være en meget kompetent træner også har stærke administrative kompetencer. Denne træner udtrykte interesse for at blive tilknyttet RTK og det var denne konkrete mulighed, der lå bag det forslag bestyrelsen arbejdede med i slutningen af 2012 og i januar 2013.

Desværre blev træneren tilbudt et andet job RTK ikke kunne matche og bestyrelsen måtte ændre sit forslag, fordi vores erfaring er, at en dygtig træner der også er en dygtig administra-tor er en sjældenhed og svær at finde. Bestyrelsen ønsker derfor at satse på ansætte en eks-tra træner på cheftrænerniveau, der ikke nødvendigvis skal have administrative opgaver.

RTK’s cheftræner har været og vil blive inddraget i hele processen, da det selvsagt er af stor betydning at cheftræneren og den nye træner har et godt og tillidsfuldt samarbejde.

Økonomisk beretning 2012 med kommentarer

Ikke overraskende udviser regnskabet et underskud for 2012, idet dette var budgetteret. Men at underskuddet blev på kr. 198.000 er selvfølgelig ærgerligt.

Af årsagerne er merudgifter til elforsyning til det nye klubhus i Darup, som nu endelig er blevet opført, og har givet et tiltrængt løft af standarden i Darup. Endvidere må det nok erkendes, at der ikke har været ført en stram udgiftsstyring i 2012, og  man måske har været mere åben for at imødekomme ikke budgetterede aktiviteter. Uanset dette  er klubbens økonomiske situation fortsat yderst tilfredsstillende med en egenka-pital kr. 1.100.000. Det er derfor fortsat muligt at gentage ordene fra årsberetningen i 2011: RTK har en bundsolid økonomi med en pæn kassebeholdning. Og med udsigten til udløb af det gamle lån til hallen med udgangen af 2015, så er der skabt økonomisk rum for nytænkning i RTK. Budget 2013 Efter en årrække med stort set uændrede kontingenter og haltimepriser, har vi i budgettet valgt at indregne gennemsnitlige stigninger på kontingenter, haltimepriser og andre ydelser på ca. 3%. Dette skyldes generelle stigninger på vore  udgifter, samt det forhold, at vi har måttet konsta-tere, at tilskuddene fra Roskilde kommune viser en faldende tendens. I budgettet, som ikke indeholder større ny investeringer, forventes et samlet resultat tæt på nul kroner, eller mere præcist et mindre overskud på kr. 1.788. Per Krogh Rants Kasserer Kommentarer til RTK´s regnskab for 2012     Årets underskud udgør 198.000.kr. , hvilket er 115.000 kr. højere end budgetteret. Vi har derfor i bestyrelsen  fundet det relevant at kommentere en række af afvigelserne i for-hold til budgettet. Følgende poster viser en positiv afvigelse:

  • Klubbens samlede indtægter viser en stigning på  26.000 kr., hvilket primært skyldes merindtægter fra  hallen i Darup.
  • Nettoudgifterne til træning er reduceret med 42.000 kr., hvilket overvejende er be-grundet i seniorernes forøgede tilslutning til klubbens træningstilbud.

Følgende poster viser et merforbrug i forhold til budgettet:

  • Allerede på sidste års generalforsamling blev det nævnt, at slutafregningen for varme til hallen i Darup vedrørende 2011 var en merudgift på 66.000 kr. Dette beløb var ikke medtaget i årsregnskabet for 2011.
  • Årets største projekt, klubhuset i Darup, har vist sig at medføre en merudgift i forhold til budgettet på 72.000 kr., primært som følge af merudgifter til elforsyning.
  • Juniorudvalget har brugt flere penge end budgetteret, hvilket overvejende skyldes, at der i december fremkom udgifter på ca. 69.000 kr. , som man ikke i bestyrelsen har været opmærksom på , var disponeret tidligere på året.Endelig har vi måtte konstatere, at merudgiften til projekt nye  medlemmer har med ført en merudgift i forhold til budgettet på 19.000 kr. I beløbet er der ikke taget hensyn til de nye medlemmer, som projektet har resulteret i.

På baggrund af de konstaterede merforbrug vil der i 2013 blive gennemført en stramning af budgetkontrollen i samarbejde med de enkelte udvalg, således at muligheden for budgetover-skridelser reduceres væsentligt.

Jan Winther                  Per Krogh Rants Formand                       Kasserer

På seneste bestyrelsesmøde udarbejdede og godkendte bestyrelsen nedenstående dokument med vision og mål for de næste 3 år. Udgangspunktet for vision og mål er fremkommet efter RTK’s strategi dag den 28. januar 2012, hvor flere RTK’ere mødte op og kom med deres synspunkter på i forvejen opstillede punkter fra bestyrelsen.

Bilag 1 til generalforsamling i RTK – læs her om Vision og mål

Bilag 2 til generalforsamling i RTK – læs her om indbydelse til Strategi dagen 28. januar 2012

Bilag 3 til generalforsamling i RTK – læs her om opsamling fra Strategi dagen 28. januar 2012

Bilag 4 til generalforsamling i RTK – læs her om sammenfatning af input fra Strategidagen 28. januar 2012

RTK’s bestyrelse fremlægger følgende forslag om en vedtægtsændring.
Forslag til vedtægtsændringer (Nyt med rødt) til RTK’s generalforsamling den 13. marts 2013.:

6. ORDINÆR GENERALFORSAMLING
På den ordinære generalforsamling skal foretages:
1. Valg af dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.
2. Formandens beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år.
3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab.
4. Fremlæggelse af budget for det kommende år til godkendelse, samt fastsættelse af kontingent
for det kommende år.
5. Behandling af eventuelle indkomne forslag. Disse skal være formanden i hænde skriftligt
senest 6 dage inden generalforsamlingen.
6. Valg af formand, kasserer, eller næstformand og anlægsansvarlig.
7. Valg af formænd ansvarlige for:
a. Juniorudvalg aktiviteter
b. Seniorudvalg aktiviteter
c. Motionistudvalg aktiviteter
d. Anlægsudvalg
e. Sponsorudvalg
8. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
9. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant.
10. Eventuelt.
7. BESTYRELSEN
Bestyrelsen består af de 3 ansvarlige for klubbens aktiviteter samt et forretnings- og administrationsudvalg.
Forretnings- og administrationsudvalget består af 4 medlemmer (formand, næstformand, kasserer
og anlægsansvarlig). Udvalget, der er klubbens daglige administrative ledelse, vælges for
3 år ad gangen således, at et af medlemmerne årligt er på valg efter tur, idet næstformand og
anlægsansvarlig er på valg samme år.
De aktivitetsansvarlige for junioraktiviteter, senioraktiviteter og motionistaktiviteter (herunder
aktiviteter for voksne begyndere) vælges for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling.
De aktivitetsansvarlige leder arbejdet i henholdsvis juniorudvalg, seniorudvalg og motionistudvalg.
Udvalgene er ansvarlige overfor generalforsamlingen og bestyrelsen vedrørende overholdelse
af udvalgenes budgetter. Udvalgene er i alle forhold underlagt bestyrelsen.
Hvis en aktivitetsansvarlig fratræder mellem 2 generalforsamlinger kan bestyrelsen efter indstilling
fra det pågældende udvalg konstituere en ny aktivitetsansvarlig indtil førstkommende
generalforsamling.
Hvis næstformanden eller den anlægsansvarlige fratræder mellem 2 generalforsamlinger kan
bestyrelsen konstituere en ny næstformand eller ny anlægsansvarlig indtil næste generalforsamling. Bestyrelsen fastsætter sin egen funktionsbeskrivelse og godkender funktionsbeskrivelsen for udvalgene.

Vedtægterne er efter generalforsamlingen opdateret og de gældende vedtægter for RTK kan ses her

Forslag om ansættelse af ekstra træner på cheftrænerniveau

Bestyrelsen fremlægger forslag om ansættelse af ekstra træner på cheftrænerniveau. Bilag 5 til generalforsamlingen i RTK – Forslag om ansættelse af ekstra træner på cheftrænerniveau

Forslag om igangsættelse af projektering af 2 nye indendørsbaner Bestyrelsen fremlægger nedenstående forslag til igangsættelse af projektering af 2 nye indendørsbaner. Bilag 7 til generalforsamlingen i RTK 2013 – Forslag om igangsættelse af projektering af 2 nye indendørsbaner