Indkaldelse til generalforsamling i Roskilde Tennis Klub:

Onsdag den 8. marts 2017 klokken 19 i Cafeen, Idrætsparken, Rådmandshaven 6 i Roskilde

Her er en printvenlig udgave af indkaldelsen.

Dagsorden i henhold til Roskilde Tennis Klubs vedtægter:

  1. Valg af dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen
  2. Formandens beretning om Roskilde Tennis Klubs virksomhed i 2016 – se også formandens skriftlige beretning her på siden
  3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab
  4. Fremlæggelse af budget for det kommende år til godkendelse, samt fastsættelse af kontingent for det kommende år
  5. Forslag fra bestyrelsen om, at bestyrelsen bemyndiges til:
    • At udarbejde et projekt for opførelse af to nye indendørsbaner i tilknytning til de eksisterende fire i Darup indenfor rammer af, hvad RTK selv kan finansiere om muligt med tilskud fra Roskilde Kommune
    • at søge byggetilladelse til opførelse af to ekstra indendørsbaner i Darup
    • at gennemføre byggeriet snarest muligt
  6. Behandling af eventuelle indkomne forslag. Der er ikke indkommet forslag ved fristens udløb den 2. marts 2017 kl. 19
  7. Valg af medlemmer til bestyrelsen
  8. Valg af kasserer for to år:
    • Hans Henrik Bülow er villig til at modtage valg for et år
  9. Valg af anlægsansvarlig for tre år:
    • Anni Nielsen er villig til at modtage genvalg
  10. Valg af 2-5 bestyrelsesmedlemmer for et år
    • Jonas Vestermann er villig til at modtage valg
    • Hans Chr. Stigaard er villig til at modtage valg
    • Jacob Gregersen er villig til at modtage valg
  11. Valg af to revisorer og en revisorsuppleant
  12. Eventuelt

Vi regner med at afslutte aftenen senest kl. 22.

Opmærksomheden henledes på at eventuelle fuldmagter som minimum skal indeholde benævnelse af, hvad fuldmagten gives til, navn, adresse, medlemsnummer og underskrift fra den, der giver fuldmagten og navn og medlemsnummer på den fuldmagten gives til. Det er dirigenten, der på generalforsamlingen formelt tager stilling til en fuldmagts gyldighed.

Roskilde den 30. januar 2017 – opdateret 20. februar 2017 – opdateret 2. marts 2017

Jan Winther
Formand for Roskilde Tennis Klub

Roskilde Tennis Klub

Formandens beretning for 2016

Her kan du se en printvenlig udgave af formandens beretning.

Formandens skriftlige beretning til generalforsamlingen er en tradition i RTK. Beretningen har de sidste mange år været den første artikel i NETOP efterfulgt af indkaldelse til generalforsamling og den økonomiske beretning med regnskab for det forgangne år og budget for det kommende.

Sådan er det ikke i år. NETOP udkommer først op til Store Åbningsdag, og beretninger og indkaldelse til generalforsamlingen må nøjes med en plads på hjemmesiden.

Formålet med denne skriftlige beretning er dog som altid at beskrive det år, der er gået på et overordnet plan og beskrive klubbens tilstand netop nu med et par tilhørende tanker om de kommende år.

Kære medlemmer
Når jeg kigger tilbage på 2016 i RTK får jeg først og fremmest øje på, at RTK er en tennisklub med rigtig mange entusiastiske og glade medlemmer, der dyrker deres sport på forskelligt niveau med samme glæde ved sporten og det sociale samvær i forbindelse med sporten.

2016-10-mallorcatur-04Vi har som vanligt haft mange og forskelligartede aktiviteter og i 2016 rekord mange, der modtog træning. Vi har fået et nyt tidssvarende underlag i RTK-Hallen, og vi har fået en 3-dobbelt junior danmarksmester. Vi har haft begynderintroduktion, meget vellykkede ture til Båstad og Mallorca og vi har haft mange frivillige, der har lyst til at løfte opgaverne. Tjek blot RTK’s hjemmeside for dokumentation.

Vi lever op til vores ambition om at være en klub for alle. Vi har sågar haft en lille medlemsfremgang fra 917 medlemmer i 2015 til 921 medlemmer i 2016.

Når alt dette positive er sagt hører det også med, at vi i bestyrelsen har haft udfordringer, der var og er svære at håndtere.

Ny træningschef og ny klubchef
2016-11-rtk-emil-afsked-01Vores klub- og træningschef Emil Bødker blev fra 1. december 2016 med en måneds forudgående varsel hentet til Dansk Tennis Forbund for at være med til at løfte dansk tennis ud af medlemskrisen. Jeg forstår godt, at DTF valgte Emil, men det har været en svær opgave at finde en erstatning for ham.

Den opgave løste bestyrelsen på kort sigt ved hurtigt at ansætte Henrik Overgaard som midlertidig, deltidsansat klubchef fra den 1. december.

Derefter har bestyrelsen arbejdet med, hvordan Emils arbejdsopgaver kunne løses fremadrettet. Vi valgte at dele opgaverne på to personer. En klubchef med administrative opgaver og en træningschef, der i meget højere grad skal stå på banen med egne træningstimer og som derudover skal stå for udvikling af kvalitet og en rød tråd i RTK’s træningstilbud bl.a. som chef for klubbens øvrige trænere.

Som I har kunnet se på RTK’s hjemmeside er det lykkedes at hente en af dansk tennis mest talentfulde unge trænere fra KB til Roskilde, Sisse Folmø, som træningschef med start 1. maj.

Det bliver op til den kommende bestyrelse at fastansætte en klubchef, når den midlertidige aftale med Henrik Overgaard udløber den første maj 2017. De arbejdsopgaver, der venter, er en række administrative og koordinerende opgaver samt opgaver med hjemmeside og kommunikation.

I mellemperioden har det været en stor opgave for klubchefen og trænerne at få træningen til at hænge sammen. Vi har også været ramt af sygdom og afbud blandt trænerne i et større omfang end normalt. Det skaber selvsagt lidt utilfredshed, som vi (især Henrik Overgaard og trænerne) har forsøgt at håndtere så kvalificeret som muligt.

Nyt underlag i RTK-Hallen og behov for flere indendørsbaner

HC Stiggaard, Charlotte Aaby Smith, Tommy fra UniSport og Kurt Jensen

HC Stiggaard, Charlotte Aaby Smith, Tommy fra UniSport og Kurt Jensen

I sommer fik vi med støtte fra Roskilde Kommune nyt underlag. RTK’s andel er betalt i 2016. Jeg har indtryk af, at det har været et meget vellykket skifte, som medlemmerne er blevet glade for. Måske lige bortset fra at boldene slides væsentligt hurtigere.

Presset på vores baner er stigende. Der er færre timer banerne står tomme. Ja, det er faktisk svært at booke en time. Behovet for flere indendørsbaner trænger sig på.

Vi har haft drømme om at flytte anlægget i Darup til Himmelev og samtidig få udvidet antallet af indendørsbaner til seks. Disse planer har taget udgangspunkt i en væsentlig medfinansiering fra Roskilde Kommune. Denne medfinansiering fra Roskilde Kommune skulle bygge på, at der skulle graves grus under RTK-Hallen og en del af disse midler skulle medgå til det nye anlæg i Himmelev.

Situationen er dog, at der ikke er planer om at grave grus under RTK-Hallen indenfor en overskuelig årrække og finansieringen dermed heller ikke er til stede. Andre finansieringsmuligheder udefra ser heller ikke ud til at kunne skaffe de nødvendige millioner.

Kunne Roskilde Kommune ikke bare lægge de nødvendige midler oveni? Jo, det kunne Roskilde Kommune sådan set godt. De politiske realiteter er dog at færdiggørelse af Kildegården, ny svømmehal måske nyt fodbold stadion har en højere prioritet inden for de næste år.

Vores muligheder er derfor enten gradvist for egne midler (eventuelt med mindre tilskud fra Roskilde Kommune) at flytte anlægget i Darup til Himmelev eller bygge ud i Darup (eventuelt med mindre tilskud fra Roskilde Kommune) og foreløbig glemme flytning til Darup.

Det er ikke nogen let beslutning.

Denne beslutning skal generalforsamlingen den 8. marts 2017 tage. Bestyrelsens holdning er, at realistiske tanker om nyt anlæg i Himmelev ligger så langt fremme i tiden, at det vil være uholdbart i forhold til vores akutte behov for baner.

Den afgående bestyrelse foreslår på generalforsamlingen, at bestyrelsen bemyndiges til:

  • at udarbejde et projekt for opførelse af to nye indendørsbaner i tilknytning til de eksisterende fire i Darup indenfor rammerne af hvad RTK selv kan finansiere om muligt med tilskud fra Roskilde Kommune
  • at søge byggetilladelse til opførelse af to ekstra indendørsbaner i Darup
  • at gennemføre byggeriet snarest muligt

Bestyrelsesarbejdet
Bestyrelsesarbejdet i 2016 har været udfordrende.

Heldigvis kunne vi samles om flere ting, bl.a. det nye halgulv, ansættelsen af den nye træningschef og om et godt og robust budgetforslag.

Men ellers synes jeg, at vores potentiale har været langt større, end de resultater, vi har leveret.

Jeg tror, at vi overordnet har været enige om de væsentlige ting som f.eks., at vi skal være en stærk og god klub, at der skal være et kvalitetstilbud for alle medlemsgrupper og at vi skal udnytte klubbens ressourcer mest rationelt. Vi har i hvert fald alle haft en intention om noget mere end det, der er kommet ud af det.
Karakteren af bestyrelsesarbejdet har desværre som konsekvens, at kun to af de seks bestyrelsesmedlemmer, der er på valg, har haft lyst til at fortsætte. Og dertil kommer, at vi skiftede kasserer midt i sæsonen.

I skrivende stund håber jeg fortsat på, at vi til generalforsamlingen kan foreslå valg af en stærk og ambitiøs bestyrelse, der kan føre klubben frisk, levedygtig og ambitiøs på alle medlemsgruppers vegne frem mod 100 års jubilæet.

Det kommer der forhåbentlig mere nyt om inden generalforsamlingen. Hold øje med hjemmesiden.

Opgaver det kommende år
Med hensyn til fremtiden kunne jeg gentage sidste års formandsberetning med ønsker om fortsat udvikling af en tennisklub for alle. Læs især sidste afsnit af sidste års beretning. Det gælder stadig.

IMG_1542Mere specifikt ligger der nogle konkrete udfordringer med optimering af klubbens almindelige drift sammen med vores nye træningschef og vores nye klubchef, udvikling af endnu bedre kvalitet og rød tråd i RTK’s træningstilbud, kvalitetsudvikling af juniorarbejdet og fortsat udvikling i aktivitetstilbud til alle medlemmer. Sidst men ikke mindst venter arbejdet med at få to nye indendørs baner, alt i forhold til hvad generalforsamlingen beslutter.

På gensyn den 8. marts kl. 19 i Caféen i Idrætsparken i Roskilde.

Jan Winther
Formand for Roskilde Tennis Klub

PS.
Jeg er selv valgt i 2015 for en periode på tre år og jeg kan på nuværende tidspunkt sige, at jeg ikke er kandidat til formandsposten i 2018. En væsentlig opgave for bestyrelsen er derfor at finde frem til en formandskandidat i 2018. En kandidat hele klubben kan samles om, og som har lyst, tid og energi til (sammen med resten af bestyrelsen, alle de frivillige og klubbens ansatte) at føre klubben frisk, levedygtig og ambitiøs frem til 100 års jubilæet.

Fristen for indkomne forslag var torsdag den 2. marts kl. 19. Der var ikke indkommet forslag – udover fra bestyrelsen – se i indkaldelsen.

 

Bestyrelsen har besluttet at ændre i Juniorfondens fundats. Dette er ikke en generalforsamlings beslutning, men kan appelleres af generalforsamlingen. Her kan du læse mere.

2017-03 RTK generalforsamling 1Her kan du se det formelle beslutningsreferat.

Herunder er det mere uformelle, journalistiske referat fra generalforsamlingen 2017:

Ny bestyrelse og ja til igangsætning af haludbygning

Bestyrelsen har fået bemyndigelse til at udarbejde et projekt til udvidelse af RTK-hallen inden for rammerne af den økonomi, som klubben hidtil har betalt for at afdrage på den nuværende hal.

Det blev besluttet på generalforsamlingen onsdag den 8. marts 2017.

Lige nu ligger der ikke et konkret projekt, men efter nogle år, hvor håbet var en ny hal i Himmelev, er kikkerten nu sat mod en udvidelse ved Roskilde Idræts Center, da udsigterne til et Himmelev-projekt lige nu ser svære ud – set i forhold til, hvad der ellers er gang i kommunalt med bordtennis- og springcenter ved Kildegården, ny svømmehal og ny idrætspark. Det kan ændre sig med årene, så derfor er RTK-udvidelsesplanerne også afgrænset i forhold til økonomi. Bestyrelsen håber at finde nogle folk, som kan arbejde videre med et sådant projekt.

Bestyrelsen har fået ok til at arbejde på et projekt og også til evt. at søge byggetilladelse, men et konkret projekt skal dog op på en generalforsamling inden vedtagelse.

Fire stoppede – tre nye kom ind og flere kommer måske til

Ca. 40 medlemmer deltog i generalforsamlingen, og de sagde ja til en bestyrelse med en række ændringer. Flemming Sørensen, Bo Halberg, Lisbeth Lyme og Heinrich Søndengaard genopstillede ikke. Til gengæld blev følgende valgt:

  • Hans-Henrik Bülow, valgt som kasserer for et år – han trådte ind som kasserer, da Charlotte Smith stoppede i efteråret
  • Anni Nielsen blev valgt som anlægsansvarlig for tre år – samme post, som hun havde i den afgående bestyrelse
  • Jonas Vestermann – primær ansvarlig for juniorområdet
  • Hans Chr. Stigaard – primær ansvarlig for træning og elitespillerne
  • Jacob ”Gaxe” Gregersen – primær ansvarlig for sponsorarbejde, bold- og tøjaftaler

Formand Jan Winther er først på valg til næste år, og han bekendtgjorde på generalforsamlingen, at dette år bliver hans definitivt sidste år som formand. I indkaldelsen til generalforsamlingen fremgik det oprindelig, at Hans-Henrik Bülow modtog valg for to år, men det var en fejl. Hans-Henrik har sagt ja til ét år, og dermed skal bestyrelsen både kigge sig om efter en formand og en kasserer til næste år.

Allerede i løbet af i år kan der dog komme nye medlemmer i bestyrelsen. Den fik nemlig tilladelse til at supplere sig selv med op til tre ekstra medlemmer – hvis der er enighed i bestyrelsen.

Der var klapsalver til den nye bestyrelse og ros til formanden fra en tidligere formand (Palle Aagaard) for at styre processen igennem til en ny bestyrelse.
2017-03 RTK generalforsamling 5

Glæd jer til at se kampe i Elitedivisionen

Udover ny hal så kom Jan Winther ind på flere andre fremadrettede ting i sin mundtlige beretning (læs den skriftlige her på siden):

”Når jeg kigger på, hvad der ligger af omtale af arrangementer og nyheder på vores hjemmeside, så vidner det om et utroligt bredt aktivitetsniveau, som kun nogle få andre klubber man matche. Det er rigtig flot, og vi skal fortsat være ambitiøse på alle de områder, vi kan magte. Det gælder både i forhold til aktiviteter, men også i forhold til tilbud til alle uanset om man er 70 eller 6 år – og uanset niveau. Selv om vi først og fremmest er en motionsklub, leverer vores bedste spillere i perioder nogle rigtig gode resultater. Det skete i 2016 – og i 2017 kan vi fx glæde os til at se dameholdets kampe i Elitedivisionen,” sagde Jan Winther.

Ros for nyt gulv – men hvad med skoene?

Der var stor ros til Charlotte Smith for at stå i spidsen for det nye halgulv. Under eventuelt kom der en debat om, hvad der er de bedste sko til den nye belægning, ikke mindst fordi der på det seneste har været et par faldulykker. Et forslået øje og et håndled i gips var medbragt til generalforsamlingen af Hanne Casals, og flere har i løbet af året talt med fx Whitesport omkring de bedste sko til RTK’s softcore underlag. Flere er blevet rådet til at bruge profilløse sko, såkaldte ”tæppesko” – altså uden for meget rillebelægning, da man ellers risikerer at stå for fast.

Flere taldetaljer næste år

Bestyrelsen fik godkendt både regnskab og budget. Dog var der en debat om detaljeringsgraden i det fremlagte regnskab, som efter fleres mening var mangelfuld.

Bestyrelsen sagde derfor ja til næste år at levere et regnskab med flere forklaringer, evt. i form af noter eller mere udspecificerede tal. Den konkrete udformning arbejder bestyrelsen videre med – evt. via inddragelse/råd fra andre i klubben.

Resultatet for 2016 lød på 44.341 kr. i overskud. Gælden i hallen var færdigbetalt i 2015, men i 2016 blev der lagt nyt gulv, og takket være støtte fra Roskilde Kommune lykkedes det at holde hele denne udgift over ét år, så klubben allerede i 2017 kan begynde at spare op igen.
2017-03 RTK generalforsamling 4

To procent stigninger

Kontingenterne blev justeret med ca. to procent, og det samme gælder haltimepriserne. Her er dog en lille ekstra stigning, der dog også kan kaldes en justering. Kontrakttimerne i hallen er nemlig hidtil blevet opgjort for 33 uger, selv om der reelt er 34 uger. Derfor blev prisen justeret fra 4200 kr. til 4420 kr. for en kontrakttime mandag-fredag kl. 17-22.

Fritegningstimerne i hallen i samme tidspunkt bliver fremover 130 kr. – mod 128 kr. i dag. Øvrige timer bliver 82. kr. mod 80 i dag – dog er der fortsat rabat på timer kl. 6-8 og 22-24 alle dage plus lørdag efter kl. 19. Her er prisen 50 kr.

Når to juniorer spiller mod hinanden, er prisen 50 kr. – dog gælder i fremtiden normal fritegningspris mandag-fredag kl. 17-22. Bestyrelsen vil i løbet af året kigge på, om der skal være en særlig pris, når forældre booker med deres børn. Men indtil videre koster det fuld pris, og derfor er det den voksne, der skal booke med barnet – og ikke omvendt, for så giver systemet den billige pris, som ikke er hensigten.

 

På det nederste billede er det kasserer Hans-Henrik Bülow, der måske justerer kontingenterne på computeren, mens formand Jan Winther og tidligere formand, Palle Aagaard står i baggrunden. Det midterste billede er fra formandens beretning og det øverste fra kaffepausen.