Indkaldelse til generalforsamling i Roskilde Tennis Klub

Onsdag den 7. marts 2018 klokken 19.00 i Cafeen, Idrætsparken, Rådmandshaven 6 i Roskilde

NB: Der serveres smørrebrød kl. 19 under formandens beretning.

Dagsorden i henhold til Roskilde Tennis Klubs vedtægter:

1. Valg af dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen

Bestyrelsen foreslår Per Krogh Rants

2. Formandens beretning om Roskilde Tennis Klubs virksomhed i 2017

Se også formandens skriftlige beretning.

Under punktet vil der blive gjort rede for bestyrelsens arbejde med haludvidelse herunder finansiering samt behov for renovering og vedligeholdelse af klubbens eksisterende anlæg i Darup og på Dr. Sofies Vej.

3. Fremlæggelse af det reviderede årsregnskab

4. Fremlæggelse af budget for det kommende år til godkendelse, samt fastsættelse af kontingent for det kommende år

5. Behandling af eventuelle indkomne forslag

Der er ikke indkommet forslag ved fristens udløb den 1. marts 2018 kl. 19.

6. Valg af medlemmer til bestyrelsen.

a) Valg af formand for 3 år. Jan Winther modtager ikke genvalg

Peter Madsen er villig til at modtage valg.

b) Valg af kasserer for 1 år. Hans-Henrik Bülow er villig til at modtage genvalg

c) Valg af anlægsansvarlig for 2 år. Anni Nielsen, som blev valgt for 3 år i 2017, ønsker at fratræde. Søren Peter Elkjær er villig til at modtage valg

d) Valg af 2-6 bestyrelsesmedlemmer for 1 år

Jonas Vestermann er villig til at modtage genvalg

Hans Chr. Stigaard er villig til at modtage genvalg

Anja Kostecki er villig til at modtage valg

Steen Lindegaard er villig til at modtage valg

7. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant

Carsten Strunk og Malene Bjørn-Jørgensen er villige til at modtage genvalg som revisorer for 1 år. Niels Abitz er villig til at modtage genvalg for 1 år

8. Eventuelt

Vi regner med at afslutte aftenen senest kl. 22.

Opmærksomheden henledes på, at eventuelle fuldmagter som minimum skal indeholde benævnelse af, hvad fuldmagten gives til, navn, adresse, medlemsnummer og underskrift fra den, der giver fuldmagten, og navn og medlemsnummer på den person fuldmagten gives til. Det er dirigenten, der på generalforsamlingen formelt tager stilling til en fuldmagts gyldighed.

Roskilde den 30. januar 2018. Revideret den 7. februar 2018. Opdateret den 1. marts 2018.

Jan Winther

Formand for Roskilde Tennis Klub

Formandens beretning for 2017

Kære medlemmer

I sidste års beretning skrev jeg, at en væsentlig opgave for bestyrelsen i 2017 var at finde frem til en formandskandidat i 2018. En kandidat hele klubben kan samles om, og som har lyst, tid og energi til (sammen med resten af bestyrelsen, alle de frivillige og klubbens ansatte) at føre klubben frisk, levedygtig og ambitiøs frem til 100 års jubilæet.

Det ser ud til, at det lykkes. Jeg skriver ”ser ud til”, fordi det naturligvis er generalforsamlingen, der afgør om det lykkes. I skrivende stund (den 2. februar 2018) genopstiller 4 ud af 5 bestyrelsesmedlemmer sammen med en ny formandskandidat og nogle nye kandidater til bestyrelsen. Et nyt hold, der kan sikre kontinuitet og fornyelse.

Roskilde Tennis Klub er i god form

Roskilde Tennis Klub var efter den seneste medlemsopgørelse (31.12.2016) landets 8. største tennisklub med 921 medlemmer. 31.12.2017 blev Roskilde Tennis Klubs medlemstal opgjort til 951. Medlemstallet i RTK har det seneste årti været stabilt / svagt stigende, mens medlemstallet i tennisklubberne på landsbasis er faldet.

RTK’s økonomi er solid og stabil. Vi har fortsat råderum til haludvidelse, gennemgribende renovering eller hvad en fremtidig generalforsamling og bestyrelse måtte finde mest hensigtsmæssigt.

Roskilde Tennis Klub er en tennisklub med rigtig mange entusiastiske og glade medlemmer, der dyrker deres sport på forskelligt niveau med samme glæde ved sporten og det sociale samvær i forbindelse med sporten.

Vi har som vanligt haft mange og forskelligartede aktiviteter og igen 2017 rigtig mange der modtog træning. Tjek RTK’s fremragende hjemmeside for dokumentation.

Sportsligt har vi haft et år, hvor Anja, Carl og Solveig er blevet Danmarksmestre for veteraner – rigtig flot. Samtidig har dameholdet klaret sig rigtig godt i Elitedivisionen. Det betyder, at det i Roskilde har været muligt at se tennis på et meget højt niveau. Et af vores U10 drenge/pigehold blev Sjællandsmestre, og et fælles hold med Holbæk i U14 blev også SM-vindere. Der er i år blevet etableret en ny Facebook-gruppe, hvor vi kan følge kampe og resultater, som spillere/forældre selv opdaterer mange gange med billeder. Man kan også følge beretningerne på hjemmesiden.

Fundamentet er frivilligt arbejde

Roskilde Tennis Klubs fundament er frivilligt arbejde. Mange er med til at løfte ved at sørge for aktiviteter og turneringer, være holdledere, give en hånd (somme tider en meget stor hånd) med i et udvalg eller stå for praktiske opgaver af mange slags. F.eks. den store ITF juniorturnering, RTK arrangerer i uge 8. Det er sundt og rigtigt og sørger for, at man som medlem får den klub man gerne vil have med de aktiviteter, man efterspørger. Man tager ansvar og præger klubben med sine ideer og sit engagement. Lidt malurt er der dog i bægeret. NETOP 2017 udkommer ikke. Det var ikke muligt at finde en redaktør.

Særligt vil jeg udover det udvalg der pt. tager sig af planlægningen af ITF turneringen i uge 8 nævne begynderudvalget, juniorudvalget og anlægsudvalget.

Begynderudvalget gennemførte en meget succesfuld majkampagne, hvor vi fik ca. 40 indmeldelser ud af 50 deltagere – en uhørt høj procent, som ikke mindst skyldes begynderudvalgets store arbejde med planlægning og koordination plus majkampagnens hjælpere på banerne. Deres smittende humør og engagement smittede i den grad af på deltagerne, der har været fulde af lovord over den modtagelse, de har fået i klubben.

Vi har et super velfungerende juniorudvalg, der hen over året har arrangeret mange aktiviteter, heriblandt flere nyskabelser. I bestyrelsen har vi besluttet, at overskuddet fra ITF-turneringen i uge 8 går til juniorerne. I 2017 havde vi flere juniorhold, end vi nogensinde har haft før, også et tegn på, at juniorarbejdet kører godt

Endeligt har vi et anlægsudvalg, der har gennemført en forskønnelse af både Dr. Sofies Vej og hallen – der er stadig mange opgaver, også nogle som vi ikke lægger mærke til i hverdagen, fx omkring vandledninger, varme, tag og lignende – men anlægsudvalget har også sørget for, at der er blevet pænt

Udover de nævnte har frivillige sørget for, at der er blevet afholdt julefrokost, Mallorca-tur, træningscamps, Båstadtur, motionistturneringer, Familieskum og en masse andet – nogle ting sat i gang af trænerne, men de fleste af klubbens aktiviteter er det medlemmerne selv, der arrangerer. Vi er kun den klub, vi selv ønsker at være.

Klubbens ansatte

Uden ansatte går det ikke. Efter klub- og træningschef Emil Bødkers afgang til DTF i slutningen af 2016 delte bestyrelsen (inden for den samme økonomiske ramme) jobbet op i 2 og ansatte Sisse Folmø som træningschef (med større andel af brugerbetalte træningstimer) og Henrik Overgaard som klubmedarbejder med ansvar for kommunikation og planlægning (på deltid).

Det har vist sig at være nogle rigtig gode beslutninger. Sammen med juniorudvalget og bestyrelsens træningsansvarlige har Sisse løftet træningen og juniorarbejdet og Henrik Overgaard løfter med stor effektivitet og kvalitet de opgaver han har fået (og lidt til).

Et eksempel på administrative fornyelser er en ny måde at tilmelde sig træning og andre aktiviteter på via bookingsystemet. Det har sikret en nemmere måde at få pengene i hus, en stor tidsbesparelse i træningsplanlægningen og en større overskuelighed. Bookingsystemet fik samtidig en opgradering, så det nu er tilpasset mindre skærme.

Vi har i det hele taget gode ansatte. Ud over Sisse og Henrik er det trænere, bogholder, rengøringsmand og banemand. Uden deres indsatser havde klubben ikke den kvalitet den har.

Behov for flere indendørsbaner

På sidste generalforsamling blev bestyrelsen ”bemyndiget til at udarbejde et projekt for opførelse af 2 nye indendørsbaner i tilknytning til den eksisterende 4 indendørsbaner i Darup indenfor rammerne af hvad RTK selv kan finansiere om muligt med tilskud fra Roskilde Kommune. Bestyrelsen blev desuden bemyndiget til at søge om byggetilladelse.”

Haludvidelsen er vi simpelthen ikke kommet videre med. Mest fordi det har vist sig uhyre vanskeligt at skaffe finansiering. Banken vil have kommunegaranti og Roskilde Kommune kan ikke give garanti uden at skulle deponere beløbet. Det betyder i praksis, at Roskilde Kommune lige så godt kunne give os pengene. Der er måske også grund til at nævne, at haludvidelsen – udover det med økonomien – ikke bliver til noget med mindre, der er folk i klubben, der kaster noget arbejdskraft ind i det. På generalforsamlingen vil bestyrelsen give en nærmere redegørelse for sagen.

Bestyrelsesarbejdet

Bestyrelsesarbejdet i 2017 har været godt og konstruktivt. Jeg er meget glad for, at mit sidste år som formand har været så godt. Det betyder Ikke, at vi nødvendigvis har været enige om alting. Men vi har altid kunnet drøfte sagerne i en god og tillidsfuld atmosfære. Stor tak til H.C., Hans-Henrik, Anni og Jonas.

Opgaver det kommende år

Kommende opgaver vil jeg ikke udtale mig om. Det er ikke passende for en afgående formand. Det vil I og Jeres nye bestyrelse tage Jer glimrende af.

Jeg vil blot sige tak for den tillid, I har vist mig de seneste 16 år. Det har været en fornøjelse og et privilegium at være først træningsansvarlig, så næstformand og de sidste 8 år formand for Roskilde Tennis Klub.

Pas godt på klubben fremover.

På gensyn den 7. marts kl. 19 i Caféen i Idrætsparken i Roskilde.

Den 2. februar 2018

Jan Winther
Formand for Roskilde Tennis Klub

Her kan du åbne et dokument med hovedtallene i regnskabet samt forslag til kontingent og haltimepriser.

Økonomisk beretning og hovedtal for 2017  

I ”Økonomisk beretning 2016” skrev jeg: Ser man på budgettet for næste år er der anlagt en konservativ linje, hvor vi håber at kunne præsentere et lidt bedre resultat end budgetteret.

Der var lagt et budget med (troede jeg) alle forventede udgifter defineret, og et meget konservativt skøn over indtægterne.

Herudover var der i 2016 beretningen opstillet nogle delmål for 2017, som alle er opnået:

  1. Sammen med vores nye træningschef skal vi fokusere på udgifterne til træning. Vi er simpelthen nødt til at reducere vikarudgifterne
  2. Klubchef Henrik Overgaard har sammen med kassereren fokus på diverse udgiftsposter – bl.a. en reduktion af vore telefonudgifter
  3. Anlægsudvalget skal bygge nye skure til bolde mv., og måske kan vi påbegynde en tiltrængt udskiftning af vinduerne på Dronning Sofies Vej?

Den store forskel mellem regnskab 2016 og 2017 ligger i anlægsudvalget:

I 2016 blev det reelle overskud i RTK 426.300 kr., som blev anvendt til udskiftning af gulvet i hallen.

I 2016 anvendte anlægsudvalget 54.000 kr. mindre end budgetteret, penge anvendt til udskiftning af gulv.

I 2017 har anlægsudvalget til gengæld anvendt 115.000 kr. mere end budgetteret.

Denne overskridelse skyldtes en stribe uforudsete udgifter, en generel meget tiltrængt opgradering af vores bygninger, men overskridelsen skyldes også et fejlskøn over forventede udgifter på  35.000 kr. af en ny kasserer på posten.

2017 overskridelsen på anlægget på 115.000 kr. og dermed et reelt merforbrug ift. året før på 170.000 kr., er dog mere end opvejet af besparelser andre steder og højere indtægter end budgetteret.

En mere detaljeret gennemgang af det regnskab sker på generalforsamlingen.

Overskuddet i 2017 blev på 439.700 kr. (26% over budgettet), som er lagt til vores egenkapital.

Bestyrelsen kan kun være tilfreds med årets resultat, og takker alle de mange frivillige i udvalgene som har bidraget til dette resultat.

Men trods alt en speciel tak til anlægsudvalget og deres frivillige, som har lagt en kæmpe indsats i at forskønne og vedligeholde vores to anlæg i 2017.

Roskilde Kommune skal sidst men ikke mindst have en meget stor tak.

Uden kommunens økonomiske hjælp ville det ikke være muligt at drive denne klub med vores nuværende ekstremt høje aktivitetsniveau.

Kommunens hjælp er næsten lig med årets overskud. Det muliggør i 2018 en opretning på vores to anlæg, som begge bærer præg af en udtalt nedslidning.

Hans-Henrik Bülow, kasserer.

 

Forslag skal være formanden i hænde skriftligt senest seks dage inden generalforsamlingen, dvs. senest torsdag den 1. marts kl. 19 (nemmest pr. e-mail til formand@roskildetennisklub.dk).

Der var ved fristens udløb ikke indkommet forslag.

Her er det officielle referat, underskrevet af dirigent og referent.

Herunder er det journalistiske referat:

Ny bestyrelse valgt – flot økonomisk resultat

Med et overskud på 431.000 kr. og en nyvalgt bestyrelse, der glæder sig til at komme i gang, så var der ro og fred på årets generalforsamling onsdag den 7. marts 2018.

Økonomien i Roskilde Tennis Klub ser ganske fornuftig ud, men det skal den også, hvis vi skal gøre os forhåbninger om at have råd til en tiltrængt udvidelse af hallen. Det fortalte både kasserer Hans-Henrik Bülow og afgående formand, Jan Winther. Gennem over 30 år har RTK betalt af på lån til den gamle hal, og nu da disse lån er afviklet, er klubben fortsat med at sætte penge til side – eller ønsker i hvert fald ikke at bruge disse “overskuds-penge” på almindelig drift.

I de sidste år, hvor der ikke har været et lån at betale af på, er pengene fx i stedet brugt på det nye halgulv, og forude venter andre store investeringer, fx på vandinstallationer, flere vinduer og maling på Dr. Sofies Vej, ligesom taget på hallen nok heller ikke holder evigt, så næste år viser budgettet et noget mindre overskud.

Håbet er dog stadig, at det bliver muligt at finde en model for finansiering af en tilbygning til hallen med 1-2 baner. Det er et af de områder, klubbens nye bestyrelse nu skal i gang med.

Peter Madsen blev som ventet valgt til ny formand, og de øvrige valg var også som meldt ud på forhånd. Det betyder, at Søren Peter Elkjær er ny formand for anlægsudvalget, Steen Lindegaard og Anja Kostecki er valgt ind som menige bestyrelsesmedlemmer, mens Hans-Henrik Bülow, Hans Christian Stigaard og Jonas Vestermann fortsætter. Bestyrelsen har endnu ikke fordelt poster – udover dem, der er givet på forhånd – det er formand, kasserer og anlægsformand.

Jan Winther blev begavet og fik tak og klapsalver for otte år i spidsen for RTK og 16 år i alt i bestyrelsen, og Anni Nielsen fik også tak for hendes indsats som formand for anlægsudvalget. Nu træder hun ud af bestyrelsen, men bliver i anlægsudvalget som menigt medlem.

Den gode ro og orden havde nok bredt sig til medlemmerne på forhånd, for det var nok ikke alene snevejret, der holdt folk væk. Det var en af de generalforsamlinger, hvor der var færrest fremmødte og mindst debat. Ca. 30 medlemmer var mødt op – og de havde kun ganske få ting at kommentere. Der blev nævnt lidt omkring ventelister til banekontrakttimer og en mulig rotationsordning, og der blev spurgt lidt ind til træningsudgifter og lignende ting i regnskabet.

Kontingenter og timepriserne i hallen bliver prisjusteret ca. to procent.

Herunder er der billeder fra generalforsamlingen.

Der er blandt andet billeder af afgående formand Jan Winther, der overrækker klubnøgler og indbundne bøger med klubbens historie til Peter Madsen.