Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Roskilde Tennis Klub

Seneste ændring: 6. november 2018

I forbindelse med dit medlemskab (omfatter også prøvemedlemsskaber) behandler vi en række oplysninger om dig.

Herunder kan du læse, hvordan vi behandler disse oplysninger.

Roskilde Tennis Klub behandler alene dine oplysninger til brug for dit medlemskab. Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer til andre, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

Roskilde Tennis Klub er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig. RTK har Globus Data som databehandler, og vi har indgået en databehandleraftale, der sikrer, at dine oplysninger alene behandles efter lovgivningen.

Hvad bruger vi dine personlige oplysninger til?

Dine oplysninger behandles for at kunne håndtere dig som medlem i Roskilde Tennis Klub. Det omfatter følgende:

• • Orientering om aktiviteter i klubben, fx i nyhedsbreve, klubblad eller lignende

• • Håndtering af adgang til spil på banerne, herunder bookinger og rettigheder i forhold til dit valgte medlemskab

• • Tilmeldinger til træning og andre aktiviteter

• • Turneringsplanlægning og -afvikling

• • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne

• • Opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent og andre aktiviteter, der kræver betaling

• • Afholdelse af arrangementer og aktiviteter, både sportsligt og socialt

• • Brug af situationsbilleder taget i og omkring tennisbaner og anlæg både i dagligdagen og ved særlige arrangementer og turneringer

• • Registrering og offentliggørelse af resultater fra fx turneringer

• • Udsendelse af spørgeskemaer/tilfredshedsundersøgelser om dit medlemskab i klubben

• • Opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

• • Oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder

Hvis du er ansat eller som frivillig indtræder i RTK’s bestyrelse, i et udvalg, er holdkaptajn eller på anden måde kontaktperson for et område eller en opgave i klubben vil dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon og billede blive delt med klubbens medlemmer på hjemmeside, i kommunikationen til medlemmer, i klubhuset og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan klubbens medlemmer kan kontakte dig. Vi videregiver også kontaktoplysninger på visse ansatte og frivillige til offentlige myndigheder, fx kommune, samt andre samarbejdspartnere, fx Dansk Tennis Forbund og underliggende forbund, Dansk Idræts Forbund, DGI og lignende.

Hvilke oplysninger opbevarer vi?

Som udgangspunkt behandler vi alene almindelige personoplysninger i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse samt evt. andre tennisrelevante oplysninger som fx licensnummer til Dansk Tennis Forbund.

Vi opbevarer også oplysninger om fakturaer, betalinger, booking af baner, ankomstregistrering i hallen og tilmelding til andre arrangementer via hjemmeside og bookingsystem.

Hvis du deltager i foreningens arbejde som frivillig, og i den forbindelse har med unge at gøre, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig. I sådant tilfælde vil vi også behandle dit CPR-nr. til brug for indhentelse af børneattesten, ligesom vi vil behandle den modtagne børneattest.

Hvem deler vi dine oplysninger med?

Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:

• • Globus Data, halbooking og via dem Nets med henblik på betalingsformidling

• • Andre medlemmer i klubben – du kan dog anonymisere dig i bookingsystemet eller bestemme, om det kun er dit telefonnummer/mail, der skal vises sammen med dit navn

• • DGI, Danmarks Idræts Forbund, Dansk Tennis Forbund og underliggende forbund

• • Politiet, når vi indhenter børneattester

• • Offentlige myndigheder, fx Skat

• • Mailchimp (mailadresser) i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve

• • Rådgivere som fx revisorer (sjældent)

Hvor får vi dine personoplysninger fra og hvor længe opbevarer vi dem?

Personoplysningerne indhentes alene hos dig eller den værge, som har meldt dig ind.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er medlem hos os, og i op til fem år efter kalenderåret for din udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål.

Hvem har adgang til dine oplysninger?

Vi har flere administratorer af Halbooking leveret af Globus Data. Det er primært bogholder og klubmedarbejder, der administrerer medlemsadministration, booking, kontrakttimer, arrangementer med tilmelding og betaling og lignende. Derudover har de ansatte cheftrænere samt klubbens aktivitetsansvarlige adgang som administratorer. De har adgang for at kunne håndtere booking af baner, oprettelse og ændringer af arrangementer og træninghold, herunder tilføjelse og fjernelse af deltagere, og kan også se alle medlemmers almindelige oplysninger, der opbevares i systemet. De har ikke adgang til personfølsomme oplysninger som fx CPR-nummer, da disse ikke registreres i Halbooking.

CPR-nummer indhentes hos trænerne og andre, der skal have udbetalt løn – og disse opbevares hos bogholderen.

CPR-nummer indhentes også til brug for fremskaffelse af børneattest hos politiet. Der bliver indhentet børneattester på alle trænere over 15 år, medlemmer af juniorudvalget, klubmedarbejder, holdkaptajner for juniorhold og andre, der i deres virke som enten ansatte eller frivillige i RTK har et specielt ansvar eller en speciel rolle, der indebærer regelmæssig kontakt med klubben børn. Det er klubmedarbejderen, der indhenter børneattester og opbevarer disse.

Hvilke rettigheder har du?

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig:

• • Ret til at se de oplysninger, vi har registret om dig

• • Ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig

• • Ret til rettelse af forkerte oplysninger

• • I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ifølge lovgivningen har du i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Roskilde Tennis Klubs officielle kontaktoplysninger:

• • Adresse: Dr. Sofies Vej 10, 4000 Roskilde

• • Cvr. nr.: 26696410

• • Mail: formand@roskildetennisklub.dk

Retsgrundlag

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet de behandles for at kunne opfylde den kontrakt (aftale), der er mellem dig og klubben om et medlemskab af Roskilde Tennis Klub eller af interesseafvejningsreglen i persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f). De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er udøvelse af den idrætsaktivitet (tennis), som du selv har ønsket at deltage i. Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer til brug for indhentelse af børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. børneattestloven § 2, stk. 1.